KitaBogor – Kebutuhan perusahaan terhadap pengelolaan perjanjian digital terus berkembang seiring ekspansi bisnis lintas wilayah, unit usaha, dan anak perusahaan. Volume dokumen seperti purchase order, kontrak vendor, perjanjian karyawan, hingga persetujuan antar-departemen juga semakin besar.
Namun, pada banyak organisasi, proses tersebut masih mengandalkan email, folder bersama, spreadsheet, hingga aplikasi tanda tangan yang berdiri sendiri. Kondisi ini membuat persiapan dan penandatanganan dokumen dalam jumlah besar berpotensi menjadi bottleneck operasional.
Menjawab kebutuhan tersebut, Mekari Sign memperkuat kapabilitasnya sebagai infrastruktur digital agreement untuk perusahaan enterprise melalui workflow yang mencakup standardisasi, persiapan, eksekusi, hingga integrasi perjanjian dengan sistem bisnis yang sudah digunakan perusahaan.
Pendekatan tersebut dibangun melalui empat kapabilitas utama, yakni Document Templates, Bulk Upload, Bulk Signing, dan Open API.
Document Templates membantu perusahaan membuat format dokumen berulang menjadi lebih terstandarisasi. Sementara Bulk Upload memungkinkan tim menyiapkan banyak dokumen dengan struktur serupa secara bersamaan tanpa harus mengunggahnya satu per satu.
Adapun Bulk Signing dirancang untuk memproses aktivitas penandatanganan dalam jumlah besar secara bersamaan. Sementara Open API memungkinkan proses tanda tangan digital, termasuk e-Meterai, diintegrasikan langsung ke dalam aplikasi dan sistem bisnis yang telah digunakan perusahaan.
Dengan integrasi tersebut, perusahaan tidak lagi harus mengekspor, mencetak, maupun mengunggah kembali dokumen secara manual di antara tahapan proses.
“Seiring perusahaan bertumbuh, kompleksitas proses perjanjian mereka pun ikut bertambah. Perusahaan besar kini tidak lagi sekadar ingin menggantikan tanda tangan basah. Mereka membutuhkan setiap tahap perjanjian, dari persiapan hingga eksekusi, untuk bekerja sebagai bagian dari sistem yang sudah mereka gunakan menjalankan bisnis,” ujar Chief Executive Officer (CEO) Mekari, Suwandi Soh.
Menurut Suwandi, kebutuhan tersebut terlihat pada pelanggan Mekari Sign yang mengelola ribuan dokumen setiap bulan. Nilai utama digitalisasi tidak hanya terletak pada kecepatan tanda tangan, tetapi juga pada kemampuan menghilangkan proses manual di luar sistem bisnis.
Digunakan untuk Ribuan Dokumen
Pendekatan digital agreement tersebut telah diterapkan oleh salah satu anak perusahaan BUMN yang mengoperasikan sekitar 15 proyek aktif di Sumatera, Papua, Jakarta, dan Jawa Timur.
Sebelum menggunakan Mekari Sign, proses pemindahan dokumen antarwilayah yang melibatkan tim IT/SIT, Contract Admin, dan Finance membutuhkan waktu sekitar tiga hingga tujuh hari.
Setelah beralih ke Mekari Sign, waktu penyelesaian dokumen menjadi sekitar satu hari. Perusahaan tersebut juga memproses sekitar 3.000 dokumen setiap bulan, mulai dari berita acara pemeriksaan proyek, memo internal, hingga kontrak yang menggunakan e-Meterai.
Sebelumnya, perusahaan tersebut sempat menggunakan API dari vendor lain. Namun, prosesnya masih mengharuskan dokumen dicetak dan diunggah kembali secara manual sebelum mendapatkan persetujuan.
Mekari Sign kemudian menghilangkan proses hybrid tersebut dengan mengintegrasikan proses digital agreement langsung ke dalam workflow perusahaan.
Penerapan serupa juga dilakukan oleh grup F&B yang menaungi Toko Kopi Tuku, Futago Ya, Toodz House, dan Beragam Kopi Indonesia. Dengan lebih dari 500 karyawan di puluhan cabang, perusahaan tersebut memanfaatkan Bulk Signing untuk mempercepat pembaruan struktur gaji dan kontrak karyawan.
Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu hingga dua minggu kini dapat diselesaikan dalam hitungan hari, bahkan menit. Dokumen yang telah ditandatangani juga dapat tersimpan di repository dan diakses melalui sistem HRIS internal.
Head of Business Operations Mekari Sign, Nishabella, mengatakan perusahaan enterprise saat ini tidak lagi hanya membutuhkan solusi untuk menandatangani dokumen satu per satu.
“Klien-klien kami tidak menandatangani dokumen satu per satu. Mereka mengelola ratusan bahkan ribuan perjanjian berulang setiap bulan, di berbagai tim yang masing-masing punya tahap persetujuannya sendiri,” ujar Nishabella.
Mekari Airene Lengkapi Workflow
Selain empat kapabilitas utama tersebut, Mekari Sign juga menghadirkan Mekari Airene sebagai intelligent data orchestrator untuk melengkapi proses pengelolaan dokumen.
Melalui fitur tersebut, pengguna dapat mengajukan pertanyaan mengenai isi dokumen melalui generative Q&A, melakukan proses tanda tangan dari inbox dashboard, serta mendapatkan identifikasi jenis dan ringkasan dokumen secara otomatis tanpa harus membuka file satu per satu.
Aspek keamanan dan kepatuhan juga menjadi bagian penting dalam penerapan digital agreement di perusahaan enterprise.
Mekari Sign menyediakan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) oleh Komdigi, e-Meterai resmi PERURI, serta sertifikasi ISO 27001.
Mekari juga baru menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System (PIMS) Stage 2 bersama British Standards Institution (BSI) pada 21 Agustus 2026 tanpa nonkonformitas.
Audit Stage 2 tersebut melanjutkan audit Stage 1 yang dilakukan pada Juli 2026. Menurut perusahaan, pencapaian ini menjadi bagian dari penguatan tata kelola privasi dan perlindungan data pribadi.
ISO/IEC 27701 merupakan standar internasional untuk sistem manajemen informasi privasi yang melengkapi kerangka keamanan informasi ISO/IEC 27001. Jika ISO/IEC 27001 berfokus pada keamanan informasi secara umum, ISO/IEC 27701 memberikan fokus lebih spesifik pada pengelolaan informasi pribadi.
Sertifikasi tersebut memiliki cakupan yang sama dengan ISO/IEC 27001 yang telah dimiliki Mekari. Dengan pengecualian Mekari POS yang baru dirilis dan Mekari ERP yang masih dalam tahap pengembangan.
“Kepercayaan pelanggan terhadap bagaimana kami mengelola data mereka adalah fondasi dari semua yang kami bangun di Mekari. Menyelesaikan audit ISO/IEC 27701 tanpa nonkonformitas ini bukan sekadar pencapaian administratif. Tapi bukti nyata bahwa komitmen kami terhadap perlindungan data pribadi sudah tertanam dalam cara kami bekerja sehari-hari,” kata Suwandi Soh.
Saat ini, Mekari Sign disebut telah digunakan lebih dari 3.000 klien bisnis. Untuk memproses lebih dari 2 juta dokumen dan lebih dari 16 juta tanda tangan elektronik. Layanan tersebut digunakan oleh perusahaan dari lebih dari 17 industri dengan skor kepuasan pelanggan 4,8 dari 5.
Ke depan, Mekari Sign menargetkan penguatan perannya sebagai infrastruktur digital agreement bagi perusahaan enterprise di Indonesia. Dengan menghubungkan proses perjanjian secara lebih erat dengan sistem bisnis yang telah berjalan di masing-masing organisasi. (Hen)
